Fluxograma

Técnica de representação gráfica que utiliza de símbolos previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou sequência de um processo, bem como sua análise e redesenho.

O fluxograma (representação gráfica de rotinas) é uma das técnicas mais tradicionais de organização e métodos, amplamente utilizadas em auditoria, consultorias, análise de sistemas e racionalização de procedimentos.

Rotina é o termo utilizado para descrever passo a passo como as pessoas interagem dentro das empresas, ou entre elas e os clientes, fornecedores, etc. 

Objetivo

Descrever a sequência (fluxo), seja manual ou mecanizado, especificando os suportes (documento, papel, formulários ou qualquer outro) que seja utilizados para os dados e as informações.

Tendo em vista as estratégias da empresa

• Identificar a utilidade de cada etapa do processo;
• Identificar as oportunidades de melhoria;
• Redução de custos; aumento de produtividade e aumento do valor agregado.

O objetivo do estudo desse processo é o de assegurar a fluidez dessa movimentação e manter o limites de decisão dentro de princípios que não permitam ineficiência e ineficácia de todo o processo.

Objetivos Secundários

• Identificar a utilidade de cada do processo;
• Verificar as vantagens em alterar a sequência das operações;
• Procurar adequar as operações (passos) às pessoas que as executam;
• Identificar a necessidade de treinamento para o trabalho específico de processo.

O fluxograma apresenta uma série de vantagens, que podem ser resumidas em:

• Apresentação real do funcionamento de todos os componentes de um método administrativo. Esse aspecto  proporciona e facilita a análise da eficiência do sistema;
• Possibilidade da apresentação de uma filosofia de administração, atuando, principalmente, como fator psicológico;
• Possibilidade de visualização integrada de um método administrativo, o que facilita o exame dos vários componentes do sistema e de suas possíveis repercussões tanto positivas quanto negativas. Normalmente os outros métodos apresentam um mecanismo de leitura mais lento e menos claro, o que pode dificultar sua análise;
• Propiciar o levamento e a análise de qualquer método administrativo desde o mais simples ao mais complexo, desde o mais específico ao de maior abrangência;
• Propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lógica do processo, tanto por parte dos especialistas em métodos administrativos, quanto por seus usuários;
• Possibilidade de identificação mais fácil e rápida dos pontos fortes e fracos do método administrativo considerado;
• Propiciar a atualização e manutenção do método administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alterações introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

Informações básicas de um fluxograma

Devemos ter em mente quais são as informações básicas provenientes de um fluxograma, para que possamos obter o melhor resultado do mesmo.

As informações básicas representadas num fluxograma podem ser relacionadas aos aspectos apresentados a seguir:

• O tipo de operações ou trâmites que integram o circuito de informações;
• O sentido de circulação ou fluxo de informação;
• As unidades organizacionais em que se realizam cada operação;
• O volume das operações efetuadas;
• Os níveis hierárquicos que intervêm nas operações do método administrativo representado pelo fluxograma.

         
Fluxograma - Exemplo de Montagem

Informações básicas de um fluxograma

• Início
• Logística verifica estoque de itens 
• Chegou no ponto de pedido?
• Se não registra e encerra o processo
• Emite solicitação de reposição de estoque informando a quantidade necessária 
• Envia para compras 
• Compras verifica a solicitação
• Existe fornecedores?
• Se não desenvolve fornecedores
• Se sim realiza cotação com fornecedores
• Recebe as propostas 
• Avalia melhor condição de pagamento 
• Emite pedido de compra 
• Envia para aprovação 
• Aprovado?
• Se não volta para o processo de cotação
• Se sim envia pedido de compra para fornecedor escolhido 
• Acompanha processo de atendimento ao pedido
• Fim

Informações básicas de um fluxograma: Processo de Logística

• Início
• Recebe o caminhão 
• Recebe a Nota Fiscal
• Verifica o pedido de compras 
• Confere o material com o pedido 
• Existe divergência
• Se existe divergência
• Verifica se é item crítico
• Se sim recebe o material e emite carta de divergência e anexa a via da NF do fornecedor, solicitando ações corretivas e segue fluxo de recebimento
• Se não devolve o material e encerra o processo 
• Se não existe divergência 
• Processa o recebimento
• Libera o caminhão 
• Providencia o armazenamento do material 
• Efetua os registros de entrada em estoque 
• Encerra o pedido de compras 
• Fim