Sistemas Administrativos

Conceito 

Um conjunto de elementos dinamicamente inter-relacionados formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre dados, energia e matéria para oferecer informação.

Tipos de Sistemas 

Quanto a sua Constituição

Sistemas Físicos ou  Concretos: equipamentos, máquinas, objetos e coisas reais. 

Exemplo - Hadware

Sistemas Abstratos ou Conceituais: conceitos, filosofias, planos, hipóteses, ideias.

Exemplo - Software

Quanto a sua Natureza

Sistemas Fechados:não possui intercâmbio com o ambiente.

Sistemas Abertos: possui intercâmbio com o meio ambiente.

Sistemas Mecânicos: adaptabilidade é a sua principal característica, sistemas auto reguláveis, auto organizáveis.

Conceitos de Sistemas Abertos e Fechados

Sistemas Fechados

• Não trocam matéria ou energia com o ambiente em que estão inseridos. 
• Raríssimos, podendo inclusive ser considerados conceituais.  

Sistemas Abertos

• Interagem com o ambiente em que estão inseridos.

Estrutura Básica do Sistema

Objetivos: É a razão de ser do próprio sistema. Refere-se tanto aos objetivos pessoais dos usuários, quanto os da empresa.

Entradas: As entradas ou componentes (inputs) compreendem os elementos ou recursos físicos e abstratos de que o sistema é feito, incluindo todas as influências e recursos recebidos do meio ambiente.

Processo: Todo sistema é dinâmico e tem processos que interligam os componentes e transformam os elementos de entrada em resultados.

Transformação de um insumo (entradas) em um produto ou serviço (saída).

Saídas: Resultado das transformações das entradas.

As saídas ou resultados (outputs) são os produtos do sistema.

Para uma empresa, considerada como sistema, as saídas compreendem os produtos e serviços para os clientes ou usuários, os salários e impostos que paga, o lucro de seus acionistas, o aumento das qualificações de sua mão-de-obra e outros efeitos de sua ação, como a poluição que provoca ou o nível de renda na cidade em que se localiza.

O sistema empresa é formado de inúmeros sistemas menores, como o sistema de produção e o sistema administrativo, cada um dos quais tem suas saídas específicas.

Feedback (Retroalimentação): Reintrodução de uma saída sob a forma de informação.

Feedback (palavra que significa retorno da informação,  efeito retroativo ou realimentação) é o que ocorre quando a energia, informação ou saída de um sistema a ele retoma. O feedback reforça ou modifica o comportamento do sistema.

Feedback ou Realimentação: É o retorno para o sistema de energia por ele produzida.

Lucros reinvestidos, materiais recicláveis, avaliações feitas por clientes e informações sobre o mercado são formas de realimentação.

Controle de Avaliações do Sistema: Verifica se as saídas estão coerentes com os objetivos estabelecidos.

Funções Básicas de um Sistema 

Converter seus insumos (materiais, energia, trabalho, informações) retirados de seu ambiente em produtos (bens, serviços, informações) de natureza qualitativa, diferentes de seus insumos para serem então devolvidos para o seu ambiente.

A quantidade de produtos gerados por um sistema deve ser suficiente para o funcionamento de seus subsistemas de "produção", "manutenção" e "adaptação". Os sistemas não tem condições de continuadamente atender a essa circunstância, comprometem sua capacidade de existência a:

• Curto prazo: caso não atendam às necessidades de produção;
• Médio prazo: caso não atendam às necessidades de manutenção;
• Longo prazo: caso não atendam às necessidades ás necessidades de adaptação.

Adaptação de Sistemas

Ambiente/Ambiente: Um sistema reage a uma mudança ambiental modificando o ambiente.

Ex: Mudança na legislação do Imposto de Renda Pessoa Jurídica provoca uma mudança no sistema de contabilidade da empresa.

Ambiente/Sistema: Modificação da estrutura empresarial para melhor atuar e reagir às ações ambientais.

Sistema/Ambiente: Sistema reage à mudança interna, modificando o ambiente.

Ex: Alteração do sistema de avaliação de desempenho promovido por RH provocará alterações no controle de resultados nas linhas de produção da empresa.

Sistema/Sistema: Mudança no processo de controle em virtude de novas máquinas e/ou equipamentos.

Características Básicas de um Sistema

Entropia Negativa: Subsistência de manutenção e vida do sistema aberto.

Equifinalidade: Um certo estado final pode ser atingido de diversas maneiras e de diversos pontos de partidas diferentes.

Homeostase: Manutenção do sistema que permite seu crescimento, desenvolvimento e criação.  

Diferenciação: Caracterização da empresa como única, através da adaptação.

Fronteiras: Separação entre a empresa (sistema) e seu meio ambiente e fixam o domínio em que devem concorrer as atividades dos subsistemas.

Gerenciamento do Processo 

Análise do Processo

Entradas 

• Materiais
• Informações

Processo

• Recursos Humanos
• Recursos Tecnológicos
• Recursos Materiais 
• Informação e Conhecimento
• Equipamentos
• Métodos

Saídas 

• Produtos
• Serviços