Os estudantes de administração frequentemente acham que as demonstrações financeiras são folhas de papel cobertas de números, e não pensam nos ativos reais que estão por detrás desses números. Entretanto, se você compreender como e por que surgiu a contabilidade, e como são utilizadas as demonstrações financeiras, poderá visualizar melhor o que está acontecendo e porque a informação contábil é tão importante.
Milhares de anos atrás, os indivíduos (ou famílias) eram auto-suficientes, no sentido que recolhiam seu próprio alimento, confeccionavam suas próprias roupas e construíam seus próprios abrigos. Depois começou a especialização - algumas pessoas desenvolveram seus talentos na modelagem de potes, outras na feitura de pontas de flecha, outras na confecção de roupas, e assim por diante. À medida que começava a especialização, também surgia o comércio, inicialmente sob a forma de escambo.
No principio, cada artesão trabalhava sozinho, e o comércio era estritamente local. Mais tarde, entretanto, mestres artesãos organizaram pequenas fábricas e empregaram trabalhadores, a moeda começou a ser usada e o comércio se expandiu além da área local. A partir de tais acontecimentos, teve inicio uma forma primitiva de operação bancária, em que comerciantes ricos emprestavam os lucros de negócios anteriores e proprietários empreendedores de fábricas que precisavam de capital para se expandir ou a jovens negociantes que precisavam de dinheiro para comprar carretas, navios e mercadorias.
Quando os primeiros empréstimos foram feitos, os emprestadores podiam inspecionar fisicamente os ativos dos tomadores e avaliar a possibilidade de recuperar o empréstimo feito. Posteriormente, contudo, a concessão de empréstimos se tornou mais complexa - os tomadores de empréstimos estavam construindo fábricas maiores, os negociantes estavam adquirindo frotas de navios e comboios de carretas, e faziam-se empréstimos para explorar minas e entrepostos comerciais distantes. A esta altura, os emprestadores não podiam mais inspecionar os ativos que garantiam seus empréstimos, e precisavam de alguma forma de arrolar tais ativos. Além disso, alguns investimentos eram feitos com base na repartição dos lucros, e isso significava que o lucro (ou receita) precisava ser determinado. Ao mesmo tempo, os proprietários de fábricas e os grandes comerciantes precisavam de relatórios para saber quão eficazmente seus próprios empreendimentos estavam sendo geridos, e os governos precisavam de informações para efetuar o lançamento de impostos. Por todas essas razões, surgiu a necessidade de demonstrações financeiras, de contadores para elaborar essas demonstrações e de auditores para verificar a exatidão do trabalho dos contadores.
O sistema econômico cresceu enormemente desde o seu começo, e a contabilidade se tornou mais complexa. No entanto, os motivos originais da existência de demonstrações financeiras ainda são aplicáveis: banqueiros e outros investidores precisam de informações contábeis para tomar decisões inteligentes, os administradores precisam delas para administrar seus negócios eficientemente e as autoridades tributárias necessitam delas para lançar impostos de forma racional.
Deveria ser intuitivamente, claro que não é fácil transformar quantidades físicas em números, que é o que os contadores devem fazer quando elaboram demonstrações financeiras. Os números apresentados nos balanços geral representam os custos históricos dos ativos. No entanto, os estoques podem ser deteriorados, obsoletos ou até não existir; ativos imobilizados, tais como máquinas e prédios, podem ter um valor muito mais alto ou mais baixo do que os seus custos históricos; e as contas a receber podem ser incobráveis. Igualmente, passivos reais, tais como a obrigação de pagar as despesas médicas de aposentados, podem nem aparecer nos balanços. Da mesma forma, custos apresentados nas demonstrações de resultados podem estar subavaliados, como ocorreria no caso em que uma instalação com vida útil de dez anos estivesse sendo depreciada ao longo de um período de quarenta anos. Quando examinar um conjunto de demonstrações financeiras, você deve ter presente a realidade física que está por detrás dos números, e também deve se dar conta de que a expressão de ativos físicos de números está longe de ser precisa.
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